Egy cégautó szabályzat vagy más néven car policy megírására nincs általános recept. Fontos, hogy mindig az adott szervezet igényeihez igazodjon.
Mire kell mindenképpen odafigyelni? Ebben segítünk az alábbi szempontok összefoglalásával.
Az elmúlt évek során sok partnerünknek segítettünk elkészíteni a cégautó szabályzatát. Pontosan tudjuk, hogy mely fő területeket nem szabad figyelmen kívül hagyni egy gépjármű használati szabályzat esetén.
A cégautót használó munkavállalóval szemben alapvető elvárás, hogy magántulajdoni szemlélettel tekintsen a járműre. A mindennapi használat során megfelelő figyelemmel és felelősséggel gondoskodjon róla. Csak így biztosítható, hogy a jármű a használat során a munkavállaló és a munkáltató érdekeit is egyaránt szolgálja.
Egy céges autó használati szabályzat mindenképpen térjen ki:
Sok esetben jelent problémát, hogy cégautó igénybevételekor a cég vezetői és munkavállalói nincsenek tisztában néhány alapfogalommal, vagy nem ugyanazt értik alatta. Egy car policy dokumentumban egyértelműen meg lehet fogalmazni, hogy a vállalat kit tekint:
A félreértések elkerülése végett érdemes tisztázni, hogy a vállalat álláspontját:
A cég vezetésének ezeket a fogalmakat még azelőtt érdemes tisztázni, mielőtt a vállalati autók megérkeznek azért, hogy egyértelmű információkat adhasson a vállalati jármű használójának. Így a cégautószabályzatot ezeknek a fogalmaknak a meghatározásával javasolt kezdeni.
Amikor egy vállalat úgy dönt, hogy céges autót ad a munkatársainak, első lépésként pontosan meg kell határoznia, hogy a vállalaton belül kik, milyen beosztásban dolgozók és milyen céllal kapják majd a cégautót.
El kell dönteni, hogy az adott jármű státuszautó lesz-e vagy esetleg munkaeszköz. Ma már egyre népszerűbbek azok a juttatási csomagok, amelyek vállalati autót is tartalmaznak. A céges autók egy adott pozícióhoz kapcsolódnak, amelynek a betöltésekor a munkavállaló jogosult lesz a vállalati autó használatára.
Ha a cég csak részben, esetleg egyáltalán nem támogatja a magánhasználatot, úgy a cégautó jelentősége a munkavállaló számára kisebb lehet. Adott esetben a munkavállaló motivációját is negatívan befolyásolhatja.
A cégautó szabályzat tartalmazza, hogy adott munkavállaló, adott pozícióban milyen mértékben jogosult a vállalati autót magán célra használni. A magáncélú használat esetében a cégautó szabályzatnak azt is meg kell határoznia, hogy a cégautó költségeinek elszámolása szempontjából fontos nyomonkövető rendszerek milyen szempontok szerint kerülnek használatra.
Abban az esetben, amikor a cégautó munkaeszköz, vagyis a napi munkavégzéshez elengedhetetlen a használata, a munkavállalót a gépjármű használatba vétele előtt, megfelelő módon tájékoztatni kell a nyomonkövető rendszerek meglétéről és alkalmazásáról.
Miután meghatároztuk, hogy a cégen belül milyen pozícióhoz jár vállalati jármű, illetve annak milyen mértékben engedélyezzük a magánhasználatát. Térjünk ki arra is, hogy milyen esetekben kerül ki valaki a jogosultak köréből. Nem csak azokra az esetekre kell ugyanis gondolnunk, amikor egy új munkavállaló lép be a céghez. Azokra az esetekre is fel kell készülni, amikor munkaköri változás, illetve munkakörből való időleges kiesés, esetleg felmondás következik be.
A car policy pontos iránymutatással rendelkezzen arról, hogy mi történik a cégautóval, ha például valaki:
Így a cégautó szabályzat segít a későbbi vitás helyzetek elkerülésében. Határozzuk meg, hogy az újonnan belépő, cégautóra jogosult munkavállalók, a belépés pillanatától használhatják-e a vállalati járművet, vagy csupán a próbaidő lejárta után.
Ha úgy döntünk, hogy már a próbaidő alatt rendelkezésre bocsájtjuk, akkor ennek használati feltételeit is pontosan rögzítsük.
Mielőtt a cégvezetés eldönti, hogy ki milyen modellekből és felszereltségekből választhat, fontos, hogy meghatározza, hogy számára milyen az ideális vállalati gépjármű.
Ehhez pontosan kell tudni, hogy a cégautóra jogosult személy milyen tevékenységi kör kapcsán és milyen munkakörülmények között fogja használni a járművet.
A modellek kiválasztásakor fontos szempont lehet a cég márkájának megfelelő képviselete. A státuszautók esetében a dolgozói ranglétrában való hely reprezentálása, a kényelem, a funkcionalitás és a cég anyagi lehetőségei.
Első lépésként határozzuk meg a használni kívánt járművek kategóriáját, azaz döntsük el, hogy a jogosultak köre milyen jármű használatára lesz jogosult:
A cégautó szabályzatban tehát érdemes pontosan rögzíteni, hogy adott vállalati pozícióhoz milyen kategóriájú és felszereltségű autó választható. Így biztosítható többek között az is, hogy az vállalati hierarchiában egy szinten álló munkatársak egy kategóriában tartozó gépjárművet kapnak.
Egy részletesen kidolgozott car policy pontosan rögzíti, hogy a cégautó használójának milyen kötelezettségei és felelősségi köre van.
A vállalati járművet használó munkavállaló köteles az autót:
A cégautót használó munkatárs a jármű átvételekor győződjön meg:
A céges autó használati szabályzat lehetőséget bíztosít arra, hogy pontosan rögzítsük a gépjárművek átvételének menetét, beleértve a teljesen új autók átvételét. Illetve a már használatban lévő cégautó másik munkavállaló számára való átadását és átvételét is.
Fontos, hogy teremtsük meg annak a lehetőségét, hogy a munkavállalónak legyen megfelelő ideje és szakmai háttere ahhoz, hogy az általa használt autót megismerje. Az autó működéséről pontos információkkal rendelkezzen, és szükség esetén feltehesse a kérdéseit.
A car policy mindenképpen térjen ki arra, hogy kit terhel a szabálytalan közlekedés, parkolás, magatartás esetén felmerülő büntetési tételek megfizetése.
Ha a cégautó szabályzat másképp nem rendelkezik, akkor a legtöbb esetben ezek a tételek a gépjármű használóját terhelik. Vannak olyan cégek, akik külön rögzítik a cégautó szabályzatukban, hogy a munkavállalónak hány napon belül kötelessége befizetni a bírságot. Illetve a befizetés tényét milyen módon köteles igazolni a munkaadó felé.
A részletesen kidolgozott cégautó szabályzatot, segít abban, hogy minden felmerülő problémára választ találjunk benne, és elkerüljük a félreérthető, vitás helyzeteket. Több autóból álló vállalati flottával esetén a flottakezelő kolléga (flottamenedzser) felelősségi körét is pontosan meg kell határozni a cégautó szabályzatban.
Fontos tisztázni:
A céges gépjármű használati szabályzatban érdemes rögzíteni a flottamenedzser azon feladatait, felelősségkörét és kötelezettségeit, amik:
Vállalati autók esetében a cégvezetők elvárhatják a gépjárművet használó munkatárstól, hogy kellő odafigyeléssel és gondossággal kezelje a rá bízott járművet. A cégautó szabályzatban is célszerű rögzíteni ezeket az elvárásokat azért, hogy a későbbi félreértések elkerülhetők legyenek.
Javasolt, hogy a car policy tartalmazza, hogy a gépjármű tisztántartása kinek a feladata. Ez mind a státuszautó, mind pedig a munkaeszközként használt gépjárművek esetén fontos szempont lehet.
Előírhatjuk, hogy a gépjárművet használó munkavállaló felelőssége a rendszeres külső és belső tisztítás, amely a reprezentatív megjelenés alapfeltétele. Valamint az autó takarításának fontos szerepe van a gépjármű állagának megóvásában. Rögzítsük azt is, hogy a munkáltató milyen keretösszeggel járul hozzá a vállalati gépjármű tisztántartásához. Illetve azt, hogy a munkavállaló hol tudja ezeket a tisztítási munkálatokat elvégeztetni.
Az alapvető elvárás, hogy a gépjárművezető figyelembe veszi a mindenkori KRESZ szabályozást, és tájékozódik az esetleges közlekedési jogszabályi változásokról.
Fontos, hogy a magatartásával is példát mutasson a forgalom többi résztvevője számára, azaz kerülje a szélsőséges, vitás és veszélyes forgalmi helyzeteket. A vállalati autót használó munkatárstól elvárható, hogy mindig az adott út- és időjárási viszonyoknak megfelelően közlekedjen. Elindulás előtt a tőle elvárható módon meggyőződjön a gépjármű megfelelő műszaki állapotáról.
Különös figyelmet fordítva:
A mindennapi használat során elvárt feladatok közé tartozhat:
A cégautó szabályzatban rögzítsük, hogy ha a munkáltató biztosítja a gépjárműre a szezonnak megfelelő minőségű és méretű abroncsokat. A munkáltató tájékoztatja a munkavállalót a szezonális gumiabroncsok cseréjének menetrendjéről és időpontjáról, és ezzel kapcsolatban milyen kötelezettségei vannak a munkavállalónak.
Adjunk pontos leírást arról, hogy mi történik, ha helytelen használatból eredő károk keletkeznek a gépjármű gumiabroncsain (pl. padkázás, útviszonyok és útburkolat állapotának figyelmen kívül hagyása is ide tartozhat).
A cégautó szabályzatban érdemes rögzíteni milyen tennivalók vannak egy esetleges káresemény után:
A dokumentumok és azonosítók közé tartozik például:
Arra is térjünk ki, hogy mi a következménye annak, ha a gépjárműhasználó elveszíti az indításhoz szükséges eszközt (kulcs, kártya vagy egyéb azonosító).
A car policy-ben rendelkezhetünk úgy, hogy a gépjárműben vagy a gépjárművel okozott helytelen használatból és/vagy magatartásból eredő károkért a munkavállaló felel. Tekintet nélkül a gépjárművezető személyére.
A Business Lease Hungary Kft. valamennyi ügyfele számára személyre szabott cégautó szabályzatot is készít.
Ennek célja, hogy határozott kereteket szabjon a vállalati gépjárművekkel kapcsolatos eljárásoknak, irányt mutasson az esetlegesen felmerülő kérdésekben és elkerülje a vitás, bizonytalan helyzeteket.
A cégautó szabályzat útmutatónkat ide kattintva letöltheti le.
Kérdései vagy további testre szabási igényei esetén pedig munkatársaink készséggel állnak rendelkezésére!
Célszerű rögzíteni a cégautó szabályzatban, hogy a gépjármű használatbavételi időszaka alatt a rendszeres karbantartásért és javíttatásért a munkavállaló felel.
Pontosan határozzuk meg, hogy a gépjármű karbantartási ciklusáról és a soron következő szervizlátogatás időpontjáról a gépjárművet használó munkatársat ki tájékoztatja. Térjünk ki arra is, hogy mi a gépjárműhasználó feladata abban az esetben, ha a vállalati gépjármű műszerpaneljeinek jelzőfénye problémát, esetleg szervizigényt jelez.
Egy részletes cégautó szabályzat kitér arra is, hogy mi a teendő abban az esetben, ha a vállalati gépjármű műszakilag meghibásodik, illetve ha a meghibásodás olyan mértékű, hogy korlátozza vagy ellehetetleníti a biztonságos továbbhaladást. Rögzítsük, hogy milyen lehetősége van a cégautót használó munkatársnak arra, hogy segítséget kérjen.
Térjünk ki például az olyan helyzetekre, amelyek tisztázzák, hogy:
Érdemes rögzíteni a cégautó szabályzatban: Ha a helytelen használat kárt okoz a vállalati vagy más gépjárműben, azért a munkavállaló anyagi felelősséggel tartozik, amelyet a munkáltató nem térít meg.
A cégautó szabályzatban rögzíthetjük, hogy minden további esetre, amelyről a cégautó szabályzat nem rendelkezik, a gyártó kezelési útmutatója az irányadó.
Egy részletes és kellő alapossággal elkészített cégautó szabályzat rengeteg kellemetlenségtől kímélheti meg önt cégtulajdonosoként. Nem kell tartania a bizonytalan helyzetektől, vitás kérdésektől, mert minden pontosan és érthető módon szabályozásra kerül.
Ahhoz azonban, hogy vezetőként minden eshetőségre gondoljon, nagy tapasztalattal kell rendelkeznie a cégautók világában. Ha nem szeretné egyedül vállalni ezt a terhet, akkor mi a Business Lease Kft-nél segítünk. Elkészítjük az ön cégének igényeire szabott cégautó szabályzatot, hogy a cégautók minden körülmények között valóban az ön és munkatársai érdekeit szolgálják.
